Verträge haben ein Imageproblem. Kaum jemand freut sich darauf, einen 13-seitigen Vertragsentwurf zu lesen (es sei denn man liebt Verträge wie ich).

Für Unternehmer und Führungskräfte ist das allerdings ein Problem. Denn Verträge sind keine juristischen Begleiterscheinungen des Geschäftslebens. Sie beschreiben das Geschäft. Sie verteilen Chancen, Pflichten, Risiken, Geld und Entscheidungsmöglichkeiten. Und manchmal bestimmen sie Jahre nach ihrer Unterzeichnung darüber, ob eine Zusammenarbeit noch funktioniert oder mit erheblichem Aufwand abgewickelt werden muss.

Trotzdem beobachte ich in meiner Arbeit als Wirtschaftsanwalt immer wieder etwas Bemerkenswertes: Verträge werden zwar unterschrieben, aber nicht unbedingt wirklich gelesen. Manche werden überflogen. Manche an Mitarbeiter weitergereicht. Manche wandern direkt zum Anwalt, verbunden mit der freundlichen Hoffnung, dieser werde schon sagen, ob alles in Ordnung sei.

Das kann man machen. Besonders sinnvoll ist es allerdings nicht. Denn der Anwalt kennt möglicherweise das Recht, der Unternehmer aber dagegen das Geschäft. Ein guter Vertrag entsteht jedoch erst dann, wo beides zusammenkommt. Deshalb möchte ich eine einfache Methode vorschlagen, die für ein besseres Verständnis von Verträgen sorgt und für die man kein Jurastudium und erst recht keinen Anwalt braucht. Es reichen vielmehr drei Textmarker.

Ein Wort der Vorsicht. Mit dieser Methode lässt sich ein Vertrag natürlich nicht abschließend rechtlich prüfen. Aber man kann erstaunlich schnell die Stellen sichtbar machen, an denen später Missverständnisse, unterschiedliche Erwartungen oder wirtschaftlich unangenehme Überraschungen entstehen können. Und damit ist meiner Erfahrung nach schon mal viel gewonnen. Vor allem – sozusagen als Bonus – zwingt die Methode zu einer Frage, die bei Vertragsverhandlungen leider häufig verloren geht: Verstehen eigentlich alle Beteiligten dasselbe unter dem, was in einem Vertrag steht?

Warum Verträge häufig erst dann interessant werden, wenn es zu spät ist

Der ideale Zeitpunkt, einen Vertrag genau zu lesen, wäre vor seiner Unterzeichnung. Das klingt ungefähr so spektakulär wie der Hinweis, vor einer Autofahrt nachzusehen, ob genug Benzin im Tank ist. Trotzdem kann man diesen Hinweis nicht oft genug wiederholen – denn die Realität sieht häufig anders aus.

Denn solange sich alle Beteiligten verstehen, erscheint vieles selbstverständlich und Regelungen werden schnell für überflüssig gehalten. Man hat ja miteinander gesprochen, kennt die wirtschaftliche Idee hinter dem geplanten Geschäft und weiß ungefähr, was der jeweils andere erwartet. Und wenn etwas nicht vollkommen klar ist, dann heißt es „Das wird schon passen.“ oder „Wenn es so weit ist, finden wir schon eine Lösung.“

Das sind schöne Sätze für ein angenehmes Geschäftsessen. Für die langfristige Regelung einer wirtschaftlichen Zusammenarbeit sind sie aber nur bedingt geeignet. Denn Menschen vergessen, was besprochen wurde, Mitarbeiter wechseln und Unternehmen und Geschäftsmodelle verändern sich und entwickeln sich weiter. Dann gewinnt plötzlich der Vertrag an Bedeutung.

Das Interessante daran: Viele Vertragsprobleme entstehen gar nicht deshalb, weil irgendeine hochkomplizierte juristische Spezialregelung fehlt. Sie entstehen viel früher. Ein Begriff bedeutet für zwei Personen etwas Unterschiedliches. Eine Formulierung klingt für den einen nach einer Verpflichtung und für den anderen nach einer unverbindlichen Möglichkeit. Oder eine Verpflichtung ist zwar hervorragend beschrieben, aber niemand hat darüber nachgedacht, was eigentlich passieren soll, wenn sie nicht eingehalten wird.

Genau an diesen drei Stellen setzt meine „Textmarker-Methode“ an. Ihr Vorteil besteht nicht darin, dass sie juristische Expertise ersetzt. Er liegt vielmehr darin, dass sie Unternehmern einen anderen Blick auf ihre Verträge ermöglicht, nämlich: „Funktioniert das für unser Geschäft?“.

Drei Textmarker, drei unterschiedliche Fragen

Nehmen Sie sich deshalb einfach mal einen Ihrer Verträge und drei Textmarker. Jede Farbe eines Markers bekommt nun eine Aufgabe in dem Vertrag.

• Der erste Marker sucht nach Begriffen, deren konkreter Inhalt nicht eindeutig feststeht.
• Der zweite Marker sucht nach Wörtern, die ausdrücken sollen, welche rechtliche oder praktische Qualität eine Handlung hat.
• Der dritte Marker sucht schließlich nach Verpflichtungen, bei denen der Vertrag zwar sagt, was passieren soll, aber nicht ausreichend regelt, was geschieht, wenn genau das nicht passiert.

Vielleicht klingt das im ersten Moment noch nicht sonderlich hilfreich, geschweige denn erkenntnisbringend. Aber keine Sorge, dass „Erweckungserlebnis“ kommt gleich.

Der erste Textmarker: Für Wörter mit unterschiedlichen Vorstellungen

Stellen wir uns einen Dienstleistungsvertrag vor, in dem steht: „Der Dienstleister informiert den Auftraggeber unverzüglich über wesentliche Verzögerungen.“

Auf den ersten Blick sieht dieser Satz nicht problematisch aus, denn wir haben ja alle eine eigene Vorstellung von dem Inhalt dieses Satzes. Das gilt aber nur, bis wir beginnen, den Satz mit dem ersten Textmarker zu bearbeiten. Wir markieren nämlich die beiden Wörter „unverzüglich“ und „wesentliche“. Und dann fragen wir uns: was bedeuten diese Wörter eigentlich? Nicht abstrakt, sondern konkret, also: welcher zeitliche Rahmen ist mit „unverzüglich“ gemeint und wie muss die Qualität der Verzögerung sein, damit sie „wesentlich“ ist?

Nun muss ich natürlich an dieser Stelle erwähnen, dass Juristen mit dem Wort „unverzüglich“ durchaus etwas anfangen können. Denn § 121 BGB beschreibt den Begriff als Handeln „ohne schuldhaftes Zögern“. In der alltäglichen Verwendung ist diese Definition aber dann trotzdem nicht wirklich brauchbar. Ist eine Mitteilung nach drei Stunden unverzüglich – also mitgeteilt worden, ohne dass die Mitteilung „schuldhaft verzögert wurde“, oder am nächsten Arbeitstag oder am Ende eines Wochenendes?

Und ab wann ist eine Verzögerung „wesentlich“ – hier gibt es keine Definition im Gesetz? Nach zwei Stunden? Zwei Tagen? Erst dann, wenn der Projektplan insgesamt gefährdet wird?

Das Problem solcher Begriffe besteht deshalb nicht darin, dass sie grundsätzlich schlecht sind. Ganz im Gegenteil: Verträge brauchen manchmal bewusst Spielräume. Nicht jede denkbare Situation lässt sich vorab auf Stunden, Eurobeträge und Zentimeter herunterbrechen. Eine gewisse Flexibilität kann wirtschaftlich ausgesprochen sinnvoll sein.

Gefährlich wird es erst, wenn eine Vertragspartei glaubt, der Begriff ist nach allgemeinem Verständnis eindeutig, weil sie ein bestimmtes Verständnis bei dem Begriff hat, während die andere etwas anderes darunter versteht.

Genau dafür ist der erste Textmarker gedacht. Er sagt nicht: „Streichen!“ Er sagt vielmehr: „Darüber müssen wir sprechen, damit die Bedeutung des Wortes allen Beteiligten (auch unbeteiligten Dritten) klar ist.“.

Manchmal führt dieses Gespräch dann zu einer Definition zwischen den Parteien. Aus „unverzüglich“ könnte beispielsweise werden: „spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis“. Aus „wesentliche Verzögerung“ könnte eine Verzögerung werden, die einen bestimmten Meilenstein um mehr als fünf Arbeitstage verschiebt.

Manchmal stellt man im Gespräch aber auch fest, dass eine starre Definition gerade nicht sinnvoll wäre. Auch das ist ein gutes Ergebnis. Denn dann wurde die Offenheit bewusst gewählt und ist nicht zufällig im Vertrag gelandet.

Im Gesellschaftsrecht begegnet mir dasselbe Problem noch in anderer Form. Nehmen wir eine Gesellschaftervereinbarung, nach der ein geschäftsführender Gesellschafter „regelmäßig“ über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens berichten soll. Fraglich ist dann, was mit „regelmäßig“ gemeint ist: wöchentlich, monatlich oder quartalsweise? Oder vielleicht immer dann, wenn etwas Interessantes passiert (wobei sich hier natürlich sofort die Frage stellt, wann „etwas Interessantes“ vorliegt….)?

Der Geschäftsführer denkt möglicherweise an einen ausführlichen Bericht pro Quartal, die Gesellschafter erwartet aber vielleicht einen monatlichen. Beide Seiten lesen denselben Satz, halten aber ihre jeweilige Interpretation für selbstverständlich maßgeblich. Genauso so entstehen später Konflikte.

Die Lösung besteht nun nicht darin, jeden Vertrag in ein 30-seitiges „Regelungs- und Definitionsmonster“ zu verwandeln. Die Lösung besteht vielmehr darin, diejenigen Begriffe überhaupt zu erkennen, deren Bedeutung für die Zusammenarbeit wichtig ist und bei denen unterschiedliche Vorstellungen wahrscheinlich oder tatsächlich vorhanden sind und die deshalb besprochen werden müssen. Diese Erkenntnis bringt der erste Textmarker.

Der zweite Textmarker: Für Verpflichtungen mit bestimmter Qualität

„Der Auftragnehmer soll bei Terminverschiebungen um mehr als 12, aber weniger als 36 Stunden den Auftraggeber über die Verschiebung per E-Mail informieren.“ Seien Sie einmal kurz ehrlich zu sich selbst: Was bedeutet der Satz für Sie? Stellt er eine Verpflichtung, eine Empfehlung oder lediglich eine Beschreibung des Ablaufs dar, oder etwas allgemeiner formuliert: etwas, das man tun sollte, aber notfalls auch bleiben lassen kann?

Genau hier kommt der zweite Textmarker ins Spiel. Beim ersten Textmarker haben wir gefragt, welchen konkreten Inhalt ein Begriff überhaupt hat. Beim zweiten fragen nun wir: Welche Art von Handlung oder Entscheidung wird hier überhaupt geregelt – ist etwas verpflichtend, ist es erlaubt, besteht eine Wahlmöglichkeit, gibt es Ermessen oder formuliert der Vertrag lediglich eine Erwartung?

Im alltäglichen Sprachgebrauch gehen diese Kategorien schnell ineinander über. „Du kannst mir die Unterlagen morgen schicken“ kann eine freundliche Erlaubnis sein. Es kann aber auch eine ziemlich eindeutige, wenn auch vielleicht nur implizierte, Aufforderung sein. Und wer Kinder hat, kennt ähnliche Formulierungen möglicherweise aus eigener Erfahrung. „Du kannst jetzt dein Zimmer aufräumen“ wird zum Beispiel erstaunlich selten als großzügig eingeräumte Option verstanden.

Verträge jedoch dürfen sich auf solche sprachlichen Interpretationen nicht verlassen. Der zweite Textmarker hilft deshalb dabei, mögliche fehlerhafte Eigeninterpretationen von Begriffen zu erkennen. Markieren Sie Begriffe wie „muss“, „soll“, „kann“ und „darf“ und fragen Sie anschließend: Ist für beide Parteien klar, ob hier eine Pflicht, ein Recht, eine Entscheidungsmöglichkeit oder lediglich eine Erwartung beschrieben wird?

Im Gesellschaftsrecht kann diese Unterscheidung noch erheblicher werden. Stellen wir uns zwei Gesellschafter vor, die eine GmbH gegründet haben und beide Geschäftsführer sind. Sie haben zusätzlich eine die GmbH-Satzung ergänzende Gesellschaftervereinbarung geschlossen, in der es heißt: „Vor dem Abschluss von Verträgen über Investitionen von mehr als 50.000 Euro soll die Zustimmung beider Gesellschafter eingeholt werden.“

Das liest sich zunächst ziemlich unschuldig, beinhaltet aber bei genauer Betrachtung Konfliktpotential. Es stellt sich nämlich die Frage, ob die Zustimmung beider Gesellschafter tatsächlich, also zwingend, erforderlich, oder lediglich erwünscht ist (und wenn sie verpflichtend erforderlich ist, was passiert, wenn eine Entscheidung dennoch ohne Zustimmung getroffen wird – das schauen wir uns gleich noch bei der Verwendung des dritten Textmarkers an). Das unscheinbare Wort „soll“ bringt uns also zu einer ziemlich wichtigen Frage: Wer hat in dieser Gesellschaft eigentlich welche Entscheidungsmacht? Und diese Frage muss beantwortet werden.

Bei den Wörtern, die mit dem zweiten Textmarker markiert werden, geht es also um die Architektur der Zusammenarbeit: Wer muss handeln? Wer darf handeln? Wer entscheidet? Wer hat ein Recht? Und wer kann verhindern, dass etwas geschieht? Der zweite Textmarker sensibilisiert also für diese Themen.

Der dritte Textmarker: Für Konsequenzen aus Handlungen oder Unterlassen

Der dritte Textmarker ist mein persönlicher Favorit. Denn hilft dabei, vorhandene vertragliche Regelungen weiterzudenken.

Nehmen wir als Beispiel einen Liefervertrag, in dem es heißt: „Der Lieferant liefert die vereinbarten Produkte spätestens am 15. Oktober.“ Das klingt erst einmal richtig gut, mit einer präzisen Frist und einer klaren Verpflichtung. Der erste Textmarker hat also nichts zu beanstanden. Und auch der zweite muss nicht verwendet werden, denn die Regelung ist eindeutig: Der Lieferant muss zu einem bestimmten Datum liefern. Man könnte also zufrieden weiterlesen. Es sei denn man kommt auf eine unangenehme Frage: Und was passiert eigentlich am 16. Oktober, wenn am 15. nicht geliefert wurde?

Nun muss man an dieser Stelle sagen, dass sich natürlich bestimmte Folgen bereits aus dem Gesetz, z.B. dem BGB, ergeben können. Nicht für jede Vertragspflicht muss deshalb eine maßgeschneiderte Folge oder Sanktion erfunden werden. Aber aus unternehmerischer Sicht reicht die Feststellung „Dann gibt es irgendwelche gesetzlichen Ansprüche“ häufig nicht aus. Denn gerade die Details der Folgen sind in einem solchen Fall entscheidend, zu denen das Gesetz aber nicht immer umfassend etwas sagt: Was passiert mit dem Produktionsplan? Darf anderweitig eingekauft werden? Wer trägt Mehrkosten? Wann darf der Vertrag beendet, z.B. außerordentlich gekündigt werden? Was geschieht mit bereits erbrachten Teilleistungen? Muss zunächst eine weitere Frist gesetzt werden? Welche Folgen hat die Verzögerung für nachfolgende Termine?

Hier trifft nun die Vertragsgestaltung unmittelbar auf Betriebsabläufe. Oder anders gesagt: Eine Pflicht ohne geregelte Folge ist nur eine schöne Hoffnung. Denn ein guter Vertrag soll nicht lediglich feststellen, dass etwas nicht hätte passieren dürfen. Er muss vielmehr den Beteiligten helfen, mit der Situation umzugehen, wenn es trotzdem passiert.

Gerade im Gesellschaftsrecht wird das besonders deutlich. Nehmen wir drei Gründer, die gemeinsam eine UG gegründet haben. Einer verantwortet den Vertrieb, einer die Produktentwicklung und einer die Finanzen. In ihrer Gesellschaftervereinbarung steht: „Gesellschafter A verpflichtet sich, seine volle Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen und den Vertrieb zu leiten.“. Das klingt ziemlich klar und eindeutig. Dann verliert Gesellschafter A nach zwei Jahren das Interesse an dem Unternehmen. Er hält weiterhin seine Beteiligung, erscheint gelegentlich zu Gesellschafterversammlungen, arbeitet aber faktisch kaum noch mit.

Jetzt zeigt sich die Qualität der Vereinbarung: Was bedeutet die ursprüngliche Verpflichtung praktisch? Welche Reaktionsmöglichkeiten bestehen für die anderen Gesellschafter oder die Gesellschaft selbst Spielt die Nichterfüllung bei der Gewinnverteilung eine Rolle? Gibt es Regelungen über den Umgang mit seinen Geschäftsanteilen? Und was geschieht, wenn die anderen beiden Gesellschafter die wirtschaftliche Last seiner fehlenden Mitarbeit dauerhaft auffangen müssen?

Der Satz „Gesellschafter A verpflichtet sich zur Mitarbeit“ beschreibt nur den gewünschten Zustand. Interessant wird es dann, wenn dieser Zustand nicht besteht. Dafür gibt es dann den dritten Textmarker. Markieren Sie die für Sie wesentlichen Verpflichtungen und fragen Sie nicht nur: „Ist klar geregelt, was jemand tun muss?“, sondern auch: „Haben wir darüber nachgedacht, was passiert, wenn er oder sie es nicht tut?“.

Nicht jede markierte Stelle braucht anschließend unbedingt eine eigene vertragliche Folgenregelung, manchmal ist eine vorhandene gesetzliche Regelung vollkommen ausreichend. Und manchmal ist eine individuelle Folge wirtschaftlich sogar kontraproduktiv. Aber diese Entscheidung über die Folge sollte das Ergebnis einer Überlegung sein, und nicht auf Zufall beruhen.

Was die Textmarker mit guter Vertragsgestaltung zu tun haben

Die „Textmarker-Methode“ macht aus Ihnen natürlich keinen Vertragsrechtler. Aber sie hilft Ihnen, Lücken und Schwächen in Ihren Verträgen zu finden:

• Der erste Marker sucht nach Bedeutung: Verstehen wir unter einem Begriff tatsächlich dasselbe?
• Der zweite sucht nach Verbindlichkeit und Entscheidungsmacht: Ist klar, wer etwas muss, darf oder entscheiden kann?
• Der dritte sucht nach Konsequenz: Wissen wir, was geschehen soll, wenn eine wichtige Verpflichtung nicht erfüllt wird?

Damit verändert sich Ihr Blick auf einen Vertrag. Sie lesen ihn nicht mehr nur als Dokument, das irgendwann unterschrieben werden muss, damit das eigentliche Geschäft endlich beginnen kann. Sie beginnen, ihn als Steuerungsmechanik der zukünftigen Zusammenarbeit zu betrachten, ohne das es auf Personen oder individuelle Gedanken, die den Vertragstext ergänzen, ankommt.

Ein Vertrag sollte funktionieren, wenn Dinge nicht wie geplant laufen, Mitarbeiter, die die Verhandlungen geführt haben, nicht mehr im Unternehmen arbeiten, oder sich schlicht niemand mehr daran erinnern kann, was man drei Jahre zuvor angeblich „ganz eindeutig so besprochen“ hat.

Ein Vertrag muss juristisch funktionieren. Natürlich. Aber das ist erst der Anfang. Er muss nämlich auch wirtschaftliche Interessen abbilden, verständlich bleiben, Verantwortlichkeiten organisieren und Situationen abdecken, in denen die Realität vom ursprünglichen Plan abweicht. Dafür braucht es die richtigen Fragen. Und mit den Textmarkern identifizieren Sie die zu diesen Fragen passenden Wörter bzw. Stellen im Vertragstext.

Markieren Sie also die Wörter, bei denen zwei Menschen möglicherweise Unterschiedliches verstehen, die Stellen, bei denen nicht eindeutig ist, ob jemand etwas muss, darf, kann oder lediglich tun soll und die wichtigen Verpflichtungen, bei denen Sie sich fragen, was geschieht, wenn sie nicht erfüllt werden. Und dann suchen Sie gemeinsam mit Ihrem Vertragspartner nach einem einheitlichen Verständnis zu Ihren Markierungen.

Etwas muss ich Ihnen bedauerlicherweise jetzt noch sagen: Der Vertrag wird dadurch nicht kürzer, einfacher oder schöner. Und vermutlich wird er so immer noch keine ernsthafte Konkurrenz zu dem Krimi Roman auf Ihrem Nachttisch.

Aber die Chance ist ziemlich groß, dass er besser funktioniert. Denn ein guter Vertrag ist nicht derjenige, der möglichst lang, möglichst kompliziert oder möglichst juristisch klingt. Ein guter Vertrag ist derjenige, mit dem Menschen noch arbeiten können, wenn die Erinnerung an die Vertragsverhandlungen längst verblasst ist.